Questa informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018. Riguarda i dipendenti delle aziende clienti che usano l'area prenotazioni, i referenti HR delle aziende clienti e le persone che compilano i moduli di contatto, preventivo e newsletter di questo sito.
1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è [Nome e cognome / ragione sociale], operante con il marchio Welfides, P.IVA [numero], con sede in [indirizzo], Roma. Per qualsiasi richiesta relativa ai dati personali potete scrivere a info@welfides.it o chiamare il 348 325 2072.
2. Quali dati trattiamo
Dipendenti delle aziende clienti:
- dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo email;
- azienda di appartenenza, ricavata dal codice aziendale inserito in registrazione;
- dati di prenotazione: servizio scelto, data, orario, sede e stato della prenotazione;
- valutazione facoltativa della visita, da 1 a 5;
- dati tecnici di accesso: data e ora degli accessi e indirizzo IP, usati solo per la sicurezza dell'account.
Referenti HR: nome, cognome, indirizzo email e azienda.
Chi compila i moduli del sito: ragione sociale, nome, email, telefono (facoltativo), numero di dipendenti, servizi e ore richiesti, eventuali note o messaggi.
Non trattiamo sul sito altri dati personali. In particolare il sito non raccoglie informazioni cliniche: quanto viene condiviso durante le visite e i colloqui è trattato direttamente dal professionista che li svolge, tenuto al segreto professionale, che fornisce alla persona la propria informativa.
3. Perché li trattiamo e su quale base giuridica
- Creare e gestire l'account, permettere le prenotazioni e inviare email di servizio (password provvisoria, conferma, promemoria, reimpostazione password): esecuzione del servizio richiesto dall'interessato, art. 6.1.b GDPR.
- Il servizio prenotato (ad esempio un colloquio di psicologia) può far desumere informazioni relative alla salute. Per questo, alla prima prenotazione, chiediamo il vostro consenso esplicito, art. 9.2.a GDPR. Il consenso è libero e si può revocare in qualsiasi momento eliminando l'account; senza consenso non è possibile prenotare tramite il sito.
- Mostrare all'azienda cliente statistiche di adesione e gradimento: solo in forma aggregata e anonima, senza dati personali; il gradimento è mostrato solo quando ci sono almeno 3 valutazioni.
- Rispondere a richieste di contatto e inviare preventivi: misure precontrattuali, art. 6.1.b GDPR.
- Newsletter: consenso, art. 6.1.a GDPR, confermato tramite link inviato via email.
- Proteggere il sito e gli account da accessi non autorizzati: legittimo interesse del titolare, art. 6.1.f GDPR.
- Adempiere a obblighi di legge, ad esempio fiscali e contabili: art. 6.1.c GDPR.
4. Cosa vede l'azienda datrice di lavoro
L'azienda cliente, tramite il referente HR, vede l'elenco dei dipendenti registrati (nome, cognome, email) per poter gestire gli accessi. Non vede quali servizi ha prenotato ciascun dipendente, né quando, né le valutazioni individuali: riceve soltanto dati aggregati e anonimi. I dati trattati tramite il sito non vengono usati per valutare la prestazione lavorativa.
5. Conferimento dei dati
Nome, cognome ed email sono necessari per creare l'account e prenotare. La valutazione della visita e l'iscrizione alla newsletter sono facoltative.
6. A chi comunichiamo i dati
I dati sono trattati da personale autorizzato e possono essere comunicati a:
- professionisti incaricati di svolgere le visite (solo nome, cognome e orario delle persone prenotate con loro);
- Render Services, Inc., fornitore del servizio di hosting del sito e del database, con server situati a Francoforte (Germania), nominato responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR;
- Google, tramite il servizio Google Workspace, fornitore della posta elettronica con cui il sito invia le email di servizio (password provvisoria, conferme, promemoria, preventivi), nominato responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR;
- consulenti fiscali e contabili, limitatamente ai dati dei referenti aziendali e dei preventivi;
- autorità pubbliche, quando richiesto dalla legge.
I dati non sono diffusi né venduti e non sono usati per profilazione.
7. Trasferimenti fuori dall'Unione europea
I dati del sito sono conservati su server situati nell'Unione europea (Francoforte). Render Services, Inc. e Google sono tuttavia società con sede o capogruppo negli Stati Uniti, e per finalità di assistenza tecnica, sicurezza o invio della posta potrebbero accedere ai dati da fuori dall'Unione europea.
In questi casi il trasferimento avviene verso fornitori aderenti al Data Privacy Framework UE-USA, ove applicabile, oppure sulla base delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, previste negli accordi sul trattamento dei dati sottoscritti con ciascun fornitore. Potete chiedere copia delle garanzie adottate scrivendo a info@welfides.it.
8. Per quanto tempo conserviamo i dati
- Account dipendenti e HR: finché l'account è attivo. L'account viene eliminato quando il dipendente lo chiede, quando l'HR lo rimuove o quando il contratto con l'azienda termina.
- Prenotazioni: 12 mesi dalla data della visita, poi vengono eliminate; le valutazioni restano solo in forma anonima.
- Richieste di contatto e preventivi: 24 mesi dall'invio, salvo che diano luogo a un contratto, nel qual caso si applicano i termini di conservazione previsti dalla normativa fiscale.
- Newsletter: fino alla revoca del consenso.
- Registri di accesso per la sicurezza: 6 mesi.
- Link di reimpostazione password: 1 ora; password provvisorie: 72 ore.
9. Sicurezza
Le password sono conservate in forma cifrata con algoritmo di hashing e non sono leggibili neppure dal titolare. Il sito usa connessione cifrata HTTPS, limiti ai tentativi di accesso e autenticazione a due fattori per l'area di amministrazione.
10. I vostri diritti
Potete chiedere in qualsiasi momento l'accesso ai vostri dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e opporvi al trattamento basato sul legittimo interesse (artt. 15-22 GDPR). Potete revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca. I dipendenti possono eliminare il proprio account in autonomia dalla sezione Profilo. Per esercitare i diritti scrivete a info@welfides.it. Avete inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
11. Cookie
Il sito usa esclusivamente un cookie tecnico necessario per mantenere l'accesso all'area riservata. Non usiamo cookie di profilazione né strumenti di analisi o servizi di terze parti che installano cookie; i caratteri tipografici sono ospitati sul nostro server. Per questo non è richiesto alcun consenso ai cookie.
12. Processi decisionali automatizzati
Non effettuiamo processi decisionali automatizzati né profilazione. Il calcolo del preventivo è un semplice calcolo aritmetico sulle ore richieste.
13. Modifiche
Questa informativa può essere aggiornata. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata in cima alla pagina.